Recruter engage des obligations de santé au travail, avec des rendez-vous qui rythment l’entrée en poste. Selon le poste et les risques identifiés, une visite d’information et de prévention peut précéder toute affectation effective.
Vous gagnez du temps si l’évaluation des risques de l’entreprise est claire et le poste décrit sans ambiguïtés. Certains postes nécessitent un examen d’aptitude initial, avec des délais réglementaires en santé au travail précis qui conditionnent la prise de fonction. Cela suppose des démarches d’embauche liées à la santé coordonnées entre employeur et service de prévention, ainsi que des pièces justificatives d’embauche prêtes avant le rendez-vous.
Quand organiser la visite médicale d’embauche ?
Le timing dépend du type de suivi prévu et des caractéristiques du poste. Après confirmation de l’embauche, la coordination se fait avec le service de santé au travail, idéalement avant l’arrivée effective. Pour une VIP, la tenue sous trois mois est admise, sauf contraintes particulières. L’anticipation passe par la prise de rendez-vous dès la date d’entrée connue, afin de disposer d’un créneau compatible.
Certains salariés doivent être vus avant prise de poste, notamment pour le travail de nuit, les mineurs ou l’exposition à des risques. La planification s’appuie sur le contrat de travail signé et tient compte de la période d’essai et délais, pour ajuster l’accueil. Pour des fonctions à risque, la visite précède l’affectation au poste, ce qui peut décaler la date d’entrée si les agendas sont chargés.
Points de repère à retenir :
- VIP dans les 3 mois après l’embauche, sauf exceptions
- Avant poste pour nuit, mineurs, expositions particulières
- Contacter le service dès accord d’embauche
- Prévoir un créneau sur temps de travail
Démarches côté employeur et salarié : qui fait quoi, quand et comment ?
L’employeur déclenche la procédure, transmet les informations sur le poste et fixe un créneau. Il vérifie l’adhésion au service interentreprises et communique la déclaration des risques professionnels afin d’orienter le type de suivi. La convocation du salarié précise lieu, date et justificatifs, et mentionne la prise en charge du temps de déplacement.
Le salarié confirme sa présence, prépare ses documents et signale ses besoins d’aménagement d’accès. Au cabinet, le professionnel recueille le consentement au partage d’informations médicales limité aux éléments utiles à la prévention. L’entreprise assure la traçabilité des échanges non médicaux (convocation, attestations), tandis que le contenu clinique reste protégé par le secret.
Astuce : Envoyez la fiche de poste et les risques repérés 7 jours avant la visite pour un rendez-vous plus pertinent.
Pièces à fournir lors du rendez-vous au service de prévention et de santé au travail
Le service convoque pour constituer un dossier médical en santé au travail aligné sur le poste visé. Lors de l’accueil, vous présenterez les documents originaux et, si besoin, des copies pour l’archivage. Selon les situations, l’agent vérifie aussi la vaccination et certaines expositions. Prévoyez, au guichet, une pièce d’identité en cours de validité, ainsi qu’une attestation de sécurité sociale afin d’assurer le rattachement administratif au bon régime.
Pour l’évaluation des risques, la description technique du métier aide l’équipe pluridisciplinaire. Apportez une fiche de poste détaillée mentionnant tâches, horaires, EPI, produits utilisés et contraintes physiques. Dans les secteurs réglementés, complétez votre dossier avec vos diplômes et certificats pertinents, par exemple habilitation électrique, sauveteur secouriste du travail, CACES ou attestation de radioprotection, ce qui permettra au médecin de rapprocher vos compétences des exigences de sécurité applicables.
Quels délais s’appliquent selon le type de visite (vip, examen d’aptitude, suivi renforcé) ?
Le calendrier dépend du contrat et du niveau d’exposition. Pour la grande majorité, la visite d’information et de prévention intervient au début de la prise de fonctions, généralement dans les trois mois suivant l’embauche. Cette étape, appelée vip à l’embauche, peut être avancée pour les travailleurs de nuit, les apprentis mineurs et les salariés reconnus handicapés, afin de respecter le délai maximal légal prévu par le Code du travail.
Lorsque le poste comporte des expositions spécifiques, l’examen d’aptitude précède l’affectation. Ce cadre relève du suivi individuel renforcé et vise tout poste à risques (agents CMR, rayonnements ionisants, hauteur, manutentions lourdes). La périodicité est fixée par le médecin du travail, au plus tard tous les quatre ans, avec une rencontre intermédiaire autour de deux ans selon l’organisation du service de santé au travail.
Tests et examens possibles : audiométrie, vision, drogues, port de charges…
Le médecin du travail choisit les examens selon les risques du poste, déclarés par l’employeur et analysés par le service de santé au travail. Pour les environnements bruyants, l’audition est évaluée en cabine; pour les tâches fines, la vision de près est vérifiée. Selon l’exposition, un audiogramme professionnel peut être complété par un test visuel de près lors du même rendez-vous.
Bénéficier d’analyses n’est pas systématique, la proportionnalité s’applique. Pour des postes à risques spécifiques, le médecin peut prescrire des examens biologiques encadrés ou un dépistage substances psychoactives selon un protocole validé. Les métiers nécessitant un effort soutenu donnent lieu à une épreuve d’effort si besoin, et à des tests fonctionnels: équilibre, manutention simulée, port de charges avec contrôle ergonomique.
Aptitude, restrictions ou inaptitude : que signifie l’avis du médecin du travail ?
L’avis du médecin cible le poste et les risques associés, il ne porte pas sur toute la santé du salarié. Il peut être simple ou assorti de réserves. L’employeur reçoit un avis d’aptitude lorsque les expositions sont compatibles, parfois accompagné de recommandations et aménagements concernant l’organisation, les équipements, la durée d’exposition ou la formation.
Pour certains profils, l’étude du poste révèle des incompatibilités persistantes. Dans ce cas, l’avis peut mentionner une inaptitude partielle sur certaines tâches, ou conclure à l’inaptitude après étude du poste. Le salarié et l’employeur disposent d’une contre-visite et recours en référé prud’homal. Avant toute rupture, l’entreprise doit rechercher un reclassement interne compatible, en traçant les démarches réalisées et en proposant par écrit les adaptations étudiées.
Suites administratives après la visite : mentions à conserver et transmissions à éviter
Le salarié reçoit une attestation mentionnant la conclusion sur l’aptitude et, le cas échéant, des aménagements de poste. L’employeur classe ce document dans le dossier RH, séparé des données sensibles. L’archivage du document médical relève du service de santé, sans copie interne, afin de garantir le respect du secret médical dans l’entreprise.
Seule la conclusion utile fait l’objet d’une transmission à l’employeur, jamais les éléments cliniques. Les informations détaillées sont versées au dossier médical en santé au travail, tenu par le service de prévention. Mettez à jour vos outils SIRH et la mise à jour du registre du personnel avec la date et le type de visite, sans motif de santé, puis archivez l’avis signé.
Cas particuliers : travail de nuit, caces, mineurs, agents chimiques, intérim
Certains postes exigent un suivi adapté par le service de prévention et de santé au travail. Pour les horaires atypiques, la pénibilité et la sécurité, le médecin évalue l’aptitude en tenant compte de l’organisation réelle du poste. Les situations de travail de nuit et la présence de salariés mineurs imposent des examens ciblés, avec une périodicité rapprochée ou renforcée.
La description précise des tâches et des risques guide les tests et la décision d’aptitude. Les postes nécessitant une habilitation caces, l’exposition à des agents chimiques dangereux ou les situations d’intérim et multi-employeurs appellent une coordination entre entreprises et service de santé, pour vérifier la compatibilité avec le poste, sans divulguer d’informations médicales.
